Để tra cứu tờ khai hải quan thành công, bạn bắt buộc phải có đủ 3 thông tin: Số tờ khai, Mã số doanh nghiệp (Mã số thuế), và Số CMND/CCCD của người đại diện pháp luật đăng ký trên hệ thống VNACCS.
Tra cứu tờ khai hải quan trực tuyến là thao tác vô cùng quan trọng giúp doanh nghiệp chủ động theo dõi tiến độ thông quan lô hàng. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước từ chuyên gia Hiệu Toni (Ship24H), kèm theo cách khắc phục lỗi “Không tìm thấy tờ khai” mà 99% người mới đều mắc phải.
Mục đích của việc tra cứu tờ khai hải quan Online
Hệ thống Dịch vụ công của Tổng cục Hải quan cho phép doanh nghiệp tra cứu tờ khai 24/7 mà không cần phải cắm chữ ký số (Token). Việc này mang lại 3 lợi ích cốt lõi:
- Kiểm tra trạng thái thông quan: Biết chính xác lô hàng đang nằm ở Luồng Xanh (thông quan ngay), Luồng Vàng (chờ kiểm tra chứng từ) hay Luồng Đỏ (kiểm tra thực tế hàng hóa).
- Lấy mã vạch: Bạn phải in được mã vạch tờ khai thì mới có thể mang ra cảng (hoặc kho sân bay) để đổi lệnh lấy hàng.
- Tra cứu số tiền thuế: Kiểm tra chính xác số tiền thuế Nhập khẩu, thuế VAT, thuế Tiêu thụ đặc biệt… phải nộp để kế toán làm ủy nhiệm chi.
Hướng dẫn 3 bước tra cứu tờ khai hải quan Online trên cổng thông tin Tổng cục hải quan
Để biết tờ khai hải quan đã thông quan hay chưa, cá nhân/ doanh nghiệp dễ dàng có thể tra cứu tờ khai trực tuyến qua Cổng thông tin một cửa Tổng cục Hải quan. Quy trình bao gồm các bước sau:
- Bước 1: Truy cập trang “Cổng thông tin điện tử Tổng cục Hải quan” tại đây.
- Bước 2: Nhập chính xác thông tin mã doanh nghiệp, số tờ khai, số chứng minh thư người đại diện pháp luật và mã Captcha
- Bước 3: Sau khi đã điền đầy đủ thông tin, nhấn “Lấy thông tin.” Hệ thống sẽ hiển thị các thông tin và trạng thái của tờ khai mà bạn cần tra cứu.
Sau khi có kết quả trả về, ngoài việc xác định được trạng thái của tờ khai, cá nhân/ doanh nghiệp có thể biết được ngày giờ thông quan và qua khu vực giám sát.
Xem thêm: Hướng dẫn thủ tục nhập chó – mèo qua đường hàng không từ châu Âu vào Việt Nam
Lỗi nhập đúng số tờ khai nhưng báo “Không tìm thấy” và Cách khắc phục nhanh
Rất nhiều nhân viên chứng từ (Docs) hoặc chủ doanh nghiệp phản ánh: “Tôi đã nhập đúng y chang Số tờ khai và Mã số thuế nhưng hệ thống liên tục báo lỗi: Tờ khai không tồn tại hoặc sai số CMND”.
Theo chuyên gia Hiệu Toni của Ship24H: Lỗi này phát sinh đến 99% là do bạn điền sai mục Số CMND/CCCD.
Hiện nay, đa số mọi người đều đã đổi sang thẻ Căn cước công dân gắn chip (12 số). Tuy nhiên, tài khoản khai báo hải quan (VNACCS/VCIS) của công ty bạn có thể đã được đăng ký từ nhiều năm trước bằng số Chứng minh nhân dân cũ (9 số). Hệ thống của Tổng cục Hải quan chỉ đối chiếu với dữ liệu đã lưu trên hệ thống VNACCS. Nếu bạn nhập số CCCD mới (12 số) vào, hệ thống sẽ không nhận diện được và báo lỗi ngay lập tức.
Cách khắc phục:
- Cách 1: Hãy thử nhập lại bằng số CMND cũ (9 số) của Giám đốc (người đại diện pháp luật).
- Cách 2: Nếu công ty đã đổi người đại diện pháp luật hoặc bạn không thể nhớ số CMND cũ, bạn buộc phải cắm chữ ký số (Token) vào phần mềm khai báo hải quan (ECUS/VNACCS) để thực hiện thao tác Cập nhật lại thông tin doanh nghiệp trên hệ thống hải quan.
Cách tra cứu và in mã vạch tờ khai hải quan để lấy hàng
Sau khi tờ khai đã được thông quan, bạn cần in bảng kê mã vạch phương tiện chứa hàng để đưa cho bộ phận kho bãi tại cảng.
- Ngay tại trang Dịch vụ công Hải quan (customs.gov.vn), bạn chọn tab In bảng kê mã vạch phương tiện chứa hàng.
- Nhập Mã số thuế, Số tờ khai và Mã cơ quan hải quan (Ví dụ: 02CI – Chi cục HQ cửa khẩu cảng Sài Gòn KVI).
- Bấm Lấy thông tin và chọn nút In/Print (hoặc lưu dưới dạng file PDF) để gửi cho nhân viên giao nhận (hiện trường) mang ra cảng lấy hàng.
Hướng dẫn nhanh cách tra cứu nợ thuế tờ khai
Nếu lô hàng của bạn bị treo do “công ty đang nợ thuế quá hạn”, bạn có thể kiểm tra ngay trên cổng thông tin này.
- Chọn tab Tra cứu nợ thuế.
- Nhập Mã số doanh nghiệp (Mã số thuế).
- Nhập số CMND/CCCD của người đại diện (tương tự như nguyên tắc tra cứu tờ khai ở trên).
- Hệ thống sẽ liệt kê chi tiết các khoản thuế chưa nộp, số tiền phạt chậm nộp (nếu có) và Chi cục hải quan đang quản lý khoản nợ đó.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Tra cứu tờ khai hải quan có bắt buộc phải cắm chữ ký số (Token) không?
Không. Việc tra cứu trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Hải quan (customs.gov.vn) là công khai, bạn có thể thực hiện trên bất kỳ máy tính hay điện thoại nào có kết nối mạng, miễn là bạn có đủ 3 thông tin bảo mật (Số tờ khai, MST, CMND).
Có cách nào tra cứu tình trạng lô hàng bằng điện thoại không?
Có. Bạn hoàn toàn có thể dùng trình duyệt web trên điện thoại (Safari, Chrome) truy cập vào link của Tổng cục Hải quan và điền thông tin để tra cứu bình thường.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn trong việc truyền tờ khai hải quan hoặc vướng mắc về thủ tục thông quan tại cảng, hãy liên hệ ngay với Ship24H để được hỗ trợ xử lý bởi các tư vấn viên và chuyên gia giàu kinh nghiệm của chúng tôi.